MANEJO DEL TIEMPO

En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:  

• Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
• Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
• Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
• Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:  

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores,  en planear el día siguiente.
• El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo , como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:  

• El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto..
• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.
• Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

HABILIDADES DIRECTIVAS

DEFINIR QUÉ SON LAS HABILIDADES DIRECTIVAS:

Habilidad es la capacidad del individuo, adquirida por el aprendizaje, capaz de producir resultados previstos con el máximo de certeza, con el mínimo de distendio de tiempo y economía y con el máximo de seguridad.

Cabe destacar que las habilidades directivas son aquellas habilidades necesarias  para  manejar la propia vida así como las relaciones con otros. Es el arte de supervisar y dirigir personal para el logro y cumplimiento de los objetivos de una organización. Estas habilidades implican un buen manejo de las relaciones sociales y de la comunicación.

	Ejercicio de reforzamiento 1.1. Definir qué son las habilidades directivas
·         Investigará en fuentes diversas, al menos 4 definiciones de habilidades directivas, las analizará y redactará con cuál se identifica más y por qué.

IMPORTANCIA DE LOS DIRECTIVOS COMPETENTES

Las organizaciones de hoy requieren de directivos altamente competitivos, buenos estrategas, innovadores, proactivos, participativos, verdaderos coaching, que sepan manejar adecuadamente sus recursos, un humano que debe estar altamente integrados con los colaboradores superiores e inferiores.

Hoy se considera muy seriamente, el que se tenga un directivo que sea proactivo; es decir, que logre anticiparse a lo que va a suceder y que estimule el cambio, que cuente con una visión más estratégica del negocio y que sea capaz de conformar e integrar equipos. ¿Por qué de ello? Justamente se dice que se atribuye este cambio a la creciente integración de nuestra sociedad y economía al mundo.

En el presente, se busca contar con un directivo que equilibre tanto su vida personal como su vida laboral, porque a la larga, éstos resultan más exitosos. Se requiere de un directivo que sea un formador de personas que capacite permanentemente a su gente, por eso, su ejemplo personal es fundamental. Ahí está la diferencia entre directivos a

dministradores y directivos líderes y un buen ejecutivo reúne ambas cualidades

CLASIFICACIÓN DE LAS HABILIDADES DIRECTIVAS

Todas y cada una de las habilidades citadas en la tabla anterior, se pueden desarrollar y cultivar, para ello reforzamos este comentario con lo que dice José Enebral (2007) cuando se refiere a las habilidades de pensamiento: ¡se aprende a pensar! Este mismo enfoque se puede dar a todos los tipos de habilidades que deben desarrollarse para tener directivos y líderes preparados y eficientes.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir.

Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y críticos de los ejecutivos.

Algunas de las características del tiempo son:  

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:  

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.  
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

Las diferencias individuales

Los individuos son diferentes en sus intereses, capacidades, temperamentos y estilos cognitivos. Su velocidad de captación es diversa como también es el estilo en que procesan la información que reciben a través de los sentidos. Este amplio espectro de diferencias individuales tiene su origen en las interacciones entre factores heredados y el medio ambiente.

A  partir de lo anterior, los seres humanos deben ser comprensivos en esas diferencias que como humanos se tiene, pero además de comprensivos, tolerantes de cómo sea cada ser humano. Eso es importante para la grata convivencia entre seres humanos, pero además al interior de las empresas, ya que eso sin lugar a dudas permitirá una gran interacción entre el personal de una organización y eso llevará al cumplimiento de metas y objetivos de esa organización.

Comentario

los invito a mirar la televisión, un noticiero , lo mas preferente es el local, para no irnos tan lejos, ¿realmente existe la tolerancia? en la universidad donde estudiamos existe el bullying este no es un tema de relleno urge humanizarnos y aprender a tolerar las diferencias, desde mi punto de vista en la diversidad esta el encanto de este mundo.  

2.3. COMPRENSIÓN Y APRECIACIÓN DE LAS DIFERENCIAS INDIVIDUALES

Una razón más para enfocarse el autoconocimiento es la de ayudarse a desarrollar la capacidad de diagnosticar las diferencias importantes entre las personas con las que se interactúa.

Se ha comprobado que la eficacia de un individuo como directivo está muy relacionada con su capacidad de reconocer, apreciar y utilizar las diferencias fundamentales y claves entre los demás. Se toma en cuenta género, edad, cultura y etnia, estatus, herencia genética

El diagnóstico de las diferencias fundamentales en los demás es una parte importante de ser un directivo eficaz. Estar consciente y tener empatía hacia las distintas perspectivas, necesidades e inclinaciones de los demás es una parte fundamental de la inteligencia emocional y de la madurez interpersonal.

Para que el individuo se sienta cómodo discutiendo las formas en las que es diferente, debe compartir un compromiso para enfocarse en las diferencias y no en las distinciones.  Las diferencias ayudan a entender las fuentes potenciales de los malos entendidos entre las personas proporcionando claves para trabajar juntos en forma eficaz; mientras que las distinciones crean barreras sociales entre las personas dañando a la persona misma y a la organización.

El horizonte de capacidades propias de los seres humanos hasta hoy no tiene límites, por lo tanto no hay diferencias entre el valor intrínseco que poseen unos y otros, la diferencia radica en el modo de pensar, sentir y actuar.

Conocer el origen de las diferencias individuales, sin duda, ha sido una pregunta constante en la investigación del comportamiento humano.  El dilema sobre si el ser humano es producto de la herencia o del ambiente, es una versión compleja de esa pregunta, pues alude a dos variables que jamás podrán ser aisladas en una investigación.

Con respecto a la inteligencia, los expertos señalan que es el producto de la interacción entre la herencia (los genes) y el ambiente (toda la estimulación que el ser humano recibe).  De esta postura se desprenden tres elementos importantes: la herencia, el ambiente y la interacción de ambos, o sea las relaciones recíprocas entre la herencia y el ambiente.

http://fco0503.blogspot.mx/2011/08/unidad-2.html

a esto me gustaría agregar que es muy útil conocer el medio de comunicación mas asertiva que utilizan las demás personas, como los visuales, auditivos, kinestésicos, basta con leer las características para poder usas las palabras correctas que puedan permitir la comunicación efectiva. 

2.2 Tolerancia a la ambigüedad.    

 

La tolerancia a la ambigüedad se refiere al grado en que los individuos se sienten amenazados o tienen problemas para manejar situaciones ambiguas, donde ocurren cambios rápidamente o en forma imprevista, donde la información es inadecuada o poco clara o donde existe complejidad.

Para crear tolerancia a la ambigüedad, se recomienda hacer una lista de las cosas que están bajo nuestro control y de los factores que no lo están.

Discutir cada punto y las formas posibles de moverlos de un lado a otro.

Debes consultar los siguientes sitios Web:

http://www.youtube.com/watch?v=Br_HdWBoWPA

http://www.youtube.com/watch?v=k1G8U8SN-Fo&feature=related

http://conchaschio.blogspot.mx/2011/04/unidad-2-autoconocimiento.html

Seguramente todos nos consideramos tolerantes, pero solamente terminare esta informacion con una pregunta y espero sus comentarios, ¿Cuando nos dicen que hay examen sorpresa, Cuál es nuestra reacción? 

2.1. EVALUACIÓN DE LOCUS DE CONTROL

Cuántos problemas de actitud, responsabilidad, satisfacción y bajo desempeño, tienen que enfrentar los gerentes, supervisores, facilitadores y los propios empleados y obreros cuando tienen que trabajar en equipo con compañeros carentes de iniciativa, que se muestran desinteresados en cooperar con los demás.

Qué falta hacía en la administración un modelo que permitiera explicar -por lo menos parcialmente- los motivos por los cuales algunos trabajadores permanecen a la expectativa, con una actitud dependiente, contemplativa, esperando que otros tomen las acciones y decisiones por ellos. Muchos trabajadores van por la vida esperando que sea la suerte la que decida su futuro, -el ascenso, la promoción, el ser o no considerados en un programa de recorte de personal- porque se advierten incapaces de influir positivamente en su destino, no se comprometen a actuar responsablemente, tienen expectativas y metas, pero no emprenden las acciones correspondientes para alcanzarlas. Las diferencias entre las actitudes que adoptan los trabajadores están en su perfil de locus de control.

La importancia del locus de control radica en su relación con los procesos cognitivos como: actitudes, opiniones, percepción, formación de conceptos, toma de decisiones, satisfacción hacia el trabajo y otros factores como son: nivel de desempeño, responsabilidad y productividad del trabajador.

En su teoría del aprendizaje social Rotter (1981) sostiene como ideas principales, que la personalidad representa una interacción del individuo con su medio ambiente y que no se puede hablar de la personalidad de un individuo, de modo independiente de su ambiente; así mismo, la describe como un ente relativamente estable de respuestas potenciales a ciertas situaciones particulares.

Las experiencias de la vida permiten que las personas vayan construyendo creencias del por qué ocurren sus reforzamientos y sobre la posibilidad de intervenir favorablemente en las ocurrencias y construir, de este modo su propio futuro. De tal manera que las personas buscan con sus acciones maximizar sus reforzamientos, evitando al mismo tiempo castigos y experiencias negativas.

La Teoría del Aprendizaje Social de Rotter (1981), explica la conducta humana en términos de una continua interacción entre los determinantes cognitivos, conductuales y ambientales. Esta teoría otorga una función importante a las expectativas de control del reforzamiento a través del concepto locus de control.

El concepto de locus de control según Penhall (2001), se refiere al grado con que el individuo cree controlar su vida y los acontecimientos que influyen en ella. En términos generales, constituye una expectativa generalizada o una creencia relacionada con la previsibilidad y estructuración del mundo.

Cuando un sujeto percibe que un determinado evento reforzador es contingente con su propia conducta, esto es, considera que ejerce influencias importantes sobre el curso de su propia vida, se dice que tiene un control interno del refuerzo; si por el contrario, un sujeto percibe un refuerzo como una consecuencia indirecta de su comportamiento y posee la creencia de que estos acontecimientos están determinados por fuerzas externas fuera de su alcance, tal como la suerte o el destino, se dice entonces que tiene un control externo del refuerzo

Se ha calculado que un buen setenta y cinco por ciento de la gente en nuestra cultura tiene una orientación de personalidad más externa que interna. Esto quiere decir que es muy probable que cualquiera de nosotros encaje en esta categoría con mayor frecuencia que en la otra.

            ¿Qué quiere decir ser “externo” en tu locus de control? En esencia ser “externo” quiere decir que tú responsabilizas de tu estado emocional en tus momentos presentes a alguien o algo externo sea algo que está fuera de ti mismo. Si te preguntaran: “¿Por qué te sientes mal?” y tú contestaras con respuestas como: “Mis padres me tratan mal”, “Ella me ofendió”, “Mis amigos no me quieren”, “No tengo suerte” o “Las cosas no van bien”, ello significaría que estás dentro de esta categoría externa.

            Y por lo mismo si te preguntaran por qué eres tan feliz y tú contestaras: “Mis amigos me tratan bien”, “Mi suerte ha cambiado”, “Nadie me está fastidiando” o “Ella se arriesgó por mí,” querría decir que aún estás dentro de un marco de referencia externo atribuyéndole la responsabilidad de lo que tú sientes a alguien o algo que está fuera de ti.

La persona que tiene un “locus” de control interno es la que coloca firmemente sobre sus propios hombros toda la responsabilidad por lo que él mismo siente y este tipo de persona es muy rara dentro de nuestra cultura.

Con base en lo anterior, los dos extremos de locus de control son internos y externos, según las siguientes definiciones:

·         Locus de control interno: Percepción del sujeto que los eventos ocurren principalmente como efecto de sus propias acciones; es decir, la percepción que el mismo controla su vida. Tal persona valora positivamente el esfuerzo, la habilidad y responsabilidad personal.

·         Locus de control externo: Percepción del sujeto que los eventos ocurren como resultado del azar, el destino, la suerte o el poder y decisiones de otros.

La evaluación del locus de control, es una medición de la capacidad de control y autocontrol, hasta qué punto los sujetos logran controlarse ante eventos sociales o de lo contrario cómo son influenciados por estos en su actuar.

Ejercicio de reforzamiento 2.1. Evaluación del locus de control.

·         Diseñará un cuestionario para evaluar el locus de control de los integrantes del grupo. (Antes de aplicarlo, deberá ser revisado por el profesor). ·         Aplicará el cuestionario entre los integrantes de su grupo. ·         Determinará qué tipo de locus de control presentan y lo ilustrará en un gráfico (histograma, polígono de frecuencias o gráfica de sectores). ·         Redactará una conclusión de los resultados obtenidos.

http://fco0503.blogspot.mx/2011/08/unidad-2.html